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Geänderte „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“

Das Bundesministerium der Finanzen hat am 28. November 2019 eine Neufassung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht. Diese enthält einige Erleichterungen.

Das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 ersetzt das BMF-Schreiben vom 14. November 2014. Es gilt ab dem 1. Januar 2020. Die Struktur und die Randnummern sind dabei gleichgeblieben. Es wurden lediglich punktuelle Änderungen vorgenommen. Diese bringen jedoch einige Erleichterungen. So erfolgt beispielsweise bei Kleinstunternehmen mit einem Jahresumsatz bis 17.500 Euro neuerdings eine flexiblere Handhabung, sofern diese ihren Gewinn durch eine Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln. Auch Kleinstunternehmen haben zwar grundsätzlich die GoBD zu beachten, bei der Erfüllung der Anforderungen an die Aufzeichnungen ist jedoch nunmehr die Unternehmensgröße zu würdigen (Rz. 15).

Zudem wurden die Möglichkeiten zur elektronischen Erfassung von Papierbelegen erweitert. Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege können nun bildlich erfasst werden. Neben der Möglichkeit, die Dokumente einzuscannen, besteht jetzt auch die Option, diese abzufotografieren (z.B. mit dem Smartphone). Dies ist unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland möglich, was z.B. bei Auslandsdienstreisen ein schnelles und direktes Erfassen der dazugehörigen Belege ermöglicht (Rz. 130).

Der Finanzbehörde stehen bei der Ausübung des Rechts auf Datenzugriff drei gleichberechtigte Methoden (Z1 bis Z3) zur Verfügung. Bei einem Systemwechsel oder einer Auslagerung von aufzeichnungspflichtigen oder aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem gibt es durch das neuen BMF Schreiben ebenfalls Erleichterungen. Sofern noch nicht mit der Außenprüfung begonnen wurde, ist es in diesem Fall ausreichend, wenn nach Ablauf des 5. Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch der Z3-Zugriff zur Verfügung gestellt wird (d.h. Überlassung der gespeicherten Daten auf einem Trägermedium; Rz. 164).

Das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 sowie „Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung“ sind auf der Homepage des BMF abrufbar.

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Das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 enthält einige Erleichterungen für Unternehmen.

Foto: Pixabay